【法規名稱】內部會計控制規范——采購與付款 (試行)
內部會計控制規范——采購與付款 (試行)
第一章 總 則
第一條 為了加強對單位采購與付款的內部控制，規范采購與付款行為，防范采購與付款過程中的差錯和舞弊，根據《中華人民共和國會計法》和《內部會計控制規范--基本規范(試行)》等法律法規，制定本規范。
第二條 本規范適用于國家機關、社會團體、公司、企業、事業單位和其他經濟組織(以下統稱單位)。已納入政府采購范圍的采購與付款業務，還應當執行政府采購方面的有關規定。
第三條 國務院有關部門可以根據國家有關法律法規和本規范，制定本部門或本系統的采購與付款內部控制規定。
各單位應當根據國家有關法律法規和本規范，結合部門或系統有關采購與付款內部控制的規定，建立適合本單位業務特點和管理要求的采購與付款內部控制制度，并組織實施。
第四條 單位負責人對本單位采購與付款內部控制的建立健全和有效實施以及采購與付款業務的真實性、合法性負責。
第二章 崗位分工與授權批準
第五條 單位應當建立采購與付款業務的崗位責任制，明確相關部門和崗位的職責、權限，確保辦理采購與付款業務的不相容崗位相互分離、制約和監督。
采購與付款業務不相容崗位至少包括：
(一)請購與審批；
(二)詢價與確定供應商；
(三)采購合同的訂立與審計；
(四)采購與驗收；
(五)采購、驗收與相關會計記錄；
(六)付款審批與付款執行。
單位不得由同一部門或個人辦理采購與付款業務的全過程。
第六條 單位應當配備合格的人員辦理采購與付款業務。辦理采購與付款業務的人員應當具備良好的業務素質和職業道德。
單位應當根據具體情況對辦理采購與付款業務的人員進行崗位輪換。
第七條 單位應當對采購與付款業務建立嚴格的授權批準制度，明確審批人對采購與付款業務的授權批準方式、權限、程序、責任和相關控制措施，規定經辦人辦理采購與付款業務的職責范圍和工作要求。
第八條 審批人應當根據采購與付款業務授權批準制度的規定，在授權范圍內進行審批，不得超越審批權限。
經辦人應當在職責范圍內，按照審批人的批準意見辦理采購與付款業務。對于審批人超越授權范圍審批的采購與付款業務，經辦人員有權拒絕辦理，并及時向審批人的上級授權部門報告。
第九條 單位對于重要和技術性較強的采購業務，應當組織專家進行論證，實行集體決策和審批，防止出現決策失誤而造成嚴重損失。
第十條 嚴禁未經授權的機構或人員辦理采購與付款業務。
第十一條 單位應當按照請購、審批、采購、驗收、付款等規定的程序辦理采購與付款業務，并在采購與付款各環節設置相關的記錄、填制相應的憑證，建立完整的采購登記制度，加強請購手續、采購訂單(或采購合同)、驗收證明、入庫憑證、采購發票等文件和憑證的相互核對工作。
第三章 請購與審批控制
第十二條 單位應當建立采購申請制度，依據購置物品或勞務等類型，確定歸口管理部門，授予相應的請購權，并明確相關部門或人員的職責權限及相應的請購程序。
第十三條 單位應當加強采購業務的預算管理。對于預算內采購項目，具有請購權的部門應嚴格按照預算執行進度辦理請購手續；對于超預算和預算外采購項目，具有請購權的部門應對需求部門提出的申請進行審核后再行辦理請購手續。
第十四條 單位應當建立嚴格的請購審批制度。對于超預算和預算外采購項目，應當明確審批權限，由審批人根據其職責、權限以及單位實際需要等對請購申請進行審批。
第四章 采購與驗收控制
第十五條 單位應當建立采購與驗收環節的管理制度，對采購方式確定、供應商選擇、驗收程序等做出明確規定，確保采購過程的透明化。
第十六條 單位應當根據物品或勞務等的性質及其供應情況確定采購方式。一般物品或勞務等的采購應采用訂單采購或合同訂貨等方式，小額零星物品或勞務等的采購可以采用直接購買等方式。
單位應當制定例外緊急需求的特殊采購處理程序。
第十七條 單位應當充分了解和掌握供應商的信譽、供貨能力等有關情況，采取由采購、使用等部門共同參與比質比價的程序，并按規定的授權批準程序確定供應商。小額零星采購也應由經授權的部門事先對價格等有關內容進行審查。
第十八條 單位應當根據規定的驗收制度和經批準的訂單、合同等采購文件，由獨立的驗收部門或指定專人對所購物品或勞務等的品種、規格、數量、質量和其他相關內容進行驗收，出具驗收證明。
對驗收過程中發現的異常情況，負責驗收的部門或人員應當立即向有關部門報告；有關部門應查明原因，及時處理。
第五章 付款控制
第十九條 單位應當按照《現金管理暫行條例》、《支付結算辦法》和《內部會計控制規范--貨幣資金(試行)》等規定辦理采購付款業務。
第二十條 單位財會部門在辦理付款業務時，應當對采購發票、結算憑證、驗收證明等相關憑證的真實性、完整性、合法性及合規性進行嚴格審核。
第二十一條 單位應當建立預付賬款和定金的授權批準制度，加強預付賬款和定金的管理。
第二十二條 單位應當加強應付賬款和應付票據的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應付款項。已到期的應付款項須經有關授權人員審批后方可辦理結算與支付。
第二十三條 單位應當建立退貨管理制度，對退貨條件、退貨手續、貨物出庫、退貨貨款回收等做出明確規定，及時收回退貨貨款。
第二十四條 單位應當定期與供應商核對應付賬款、應付票據、預付賬款等往來款項。如有不符，應查明原因，及時處理。
第六章 監督檢查
第二十五條 單位應當建立對采購與付款內部控制的監督檢查制度，明確監督檢查機構或人員的職責權限，定期或不定期地進行檢查。
單位監督檢查機構或人員應通過實施符合性測試和實質性測試檢查采購與付款業務內部控制制度是否健全，各項規定是否得到有效執行。
第二十六條 采購與付款內部控制監督檢查的內容主要包括：
(一)采購與付款業務相關崗位及人員的設置情況。重點檢查是否存在采購與付款業務不相容職務混崗的現象。
(二)采購與付款業務授權批準制度的執行情況。重點檢查大宗采購與付款業務的授權批準手續是否健全，是否存在越權審批的行為。
(三)應付賬款和預付賬款的管理。重點審查應付賬款和預付賬款支付的正確性、時效性和合法性。
(四)有關單據、憑證和文件的使用和保管情況。重點檢查憑證的登記、領用、傳遞、保管、注銷手續是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。
第二十七條 對監督檢查過程中發現的采購與付款內部控制中的薄弱環節，單位應當采取措施，及時加以糾正和完善。
第七章 附 則
第二十八條 本規范由財政部負責解釋。
第二十九條 本規范自發布之日起施行。
